Excel, gotowy program czy własna aplikacja?

W arkuszu są klient, zakres zamówienia, termin, osoba odpowiedzialna i aktualny status. Osobny plik służy do pilnowania montaży. Część informacji przychodzi mailem, a dodatkowe ustalenia trafiają do notatek w CRM.

Przez kilka lat to działało.

Firma jednak rośnie. Zamówień jest więcej, w procesie uczestniczy więcej osób i coraz częściej ktoś pyta:

„Na jakim etapie jest ten klient?”

„Czy to już zostało zamówione?”

„Który termin jest aktualny?”

„Dlaczego w CRM jest coś innego niż w Excelu?”

W końcu pada decyzja: musimy coś z tym zrobić.

Tylko co właściwie?

Kupić większy CRM? Wdrożyć system do zarządzania projektami? ERP? A może zbudować własny panel?

I przede wszystkim: czy naprawdę trzeba zmieniać wszystko, skoro część obecnych narzędzi działa całkiem dobrze?

To jeden z częstszych momentów, w których firmy zaczynają myśleć o cyfryzacji procesów.

Najpierw ustal, co właściwie przestało działać

Najłatwiej powiedzieć: „Excel już nam nie wystarcza”.

Tyle że sam Excel zwykle nie jest problemem.

Problemem może być to, że pięć osób edytuje ten sam plik. Albo że dane klienta są najpierw wpisywane do CRM, później ponownie do arkusza, a na końcu jeszcze do programu księgowego.

Może też brakować jednej informacji, która wszystkim pokazuje, co dzieje się ze zleceniem.

Dlatego zanim zaczniesz oglądać systemy, przejdź przez kilka prawdziwych spraw.

W naszej przykładowej firmie można wziąć trzy ostatnie zamówienia i sprawdzić, co działo się od momentu akceptacji oferty do zakończenia montażu.

Gdzie pojawiły się dane?

Kto je przepisał?

Skąd realizacja wiedziała, że może zacząć pracę?

Kto zmienił termin?

W którym miejscu ktoś musiał zadzwonić do kolegi i zapytać: „Słuchaj, co właściwie ustaliliśmy z tym klientem?”.

Dopiero wtedy widać, czego naprawdę brakuje.

I czasem okazuje się, że wcale nie nowego systemu.

Opcja pierwsza: wykorzystać lepiej to, co już masz

Wróćmy do naszej firmy.

Klient i zamówienie są już w CRM. System potrafi przechowywać termin realizacji, zakres prac, osobę odpowiedzialną i status.

Może też automatycznie utworzyć zadanie po wygraniu sprzedaży albo poinformować kolejną osobę, że powinna przejąć sprawę.

Tylko nikt wcześniej tego nie ustawił.

W takiej sytuacji dokładanie kolejnego programu może stworzyć więcej problemów niż korzyści.

Zamiast tego można uporządkować pola w CRM, ustalić statusy, uruchomić kilka automatycznych działań i połączyć CRM z innym używanym systemem.

Excel może nawet zostać. Tylko przestaje być głównym miejscem, w którym firma próbuje zarządzać całym procesem.

Jeżeli obecne narzędzia potrafią zrobić to, czego potrzebujesz, najpierw wykorzystaj ich możliwości.

To zwykle najprostszy i najtańszy wariant.

Nie zawsze najbardziej efektowny. Za to często wystarczający.

Opcja druga: kupić gotowy program

Załóżmy jednak, że firma chce nie tylko przekazywać zamówienia między sprzedażą i realizacją.

Potrzebuje planować pracę ekip montażowych, ustalać terminy, przydzielać pracowników, kontrolować wykonanie zadań i zbierać informacje z realizacji.

CRM nie został do tego stworzony.

Można próbować go do tego zmusić, ale w pewnym momencie liczba dodatkowych pól, obejść i wyjątków zaczyna utrudniać pracę.

Wtedy warto sprawdzić gotowe rozwiązania dostępne na rynku.

Jeżeli Twój proces jest podobny do tego, jak pracują setki innych firm, istnieje spora szansa, że ktoś już stworzył odpowiedni program.

System do zarządzania projektami. Program dla ekip terenowych. Platformę do obsługi zamówień. WMS do magazynu. Narzędzie do planowania produkcji.

Gotowy system ma jedną dużą zaletę: nie trzeba budować wszystkiego od początku.

Dostajesz działające funkcje, rozwój produktu, aktualizacje i wsparcie.

Jest jednak druga strona.

To Twoja firma musi w pewnym stopniu dopasować się do sposobu działania programu.

Jeżeli system przewiduje pięć statusów zlecenia, a Ty koniecznie potrzebujesz dwunastu, zaczynają się kompromisy. Jeżeli proces wymaga nietypowych akceptacji albo danych, których program nie obsługuje, pojawiają się dodatkowe arkusze i obejścia.

Wtedy warto zadać sobie proste pytanie:

Czy to narzędzie upraszcza naszą pracę, czy tylko przenosi obecny bałagan do nowego programu?

Opcja trzecia: własna aplikacja

W naszej firmie pojawia się jeszcze jeden problem.

Każde zamówienie wygląda trochę inaczej.

Klient może wybrać różne elementy wyposażenia, dodatkowe usługi, sposób montażu i termin. Niektóre konfiguracje wymagają dodatkowej zgody. Od wybranych opcji zależy też lista materiałów i zadania dla realizacji.

Firma sprawdziła kilka gotowych systemów.

Jeden dobrze obsługuje harmonogram, ale nie potrafi odwzorować konfiguracji zamówienia. Drugi radzi sobie z produktami, ale wymaga ponownego wpisywania danych z CRM. Trzeci potrafi prawie wszystko, ale jest tak rozbudowany, że zespół potrzebowałby dużego wdrożenia tylko po to, żeby korzystać z niewielkiej części funkcji.

W takim miejscu zaczyna mieć sens rozmowa o własnym rozwiązaniu.

Ale „własna aplikacja” nie musi oznaczać budowy ogromnego systemu od zera.

Może to być jeden brakujący element.

Na przykład panel realizacji, który pobiera klienta i zamówienie z CRM, pokazuje odpowiednie pola zespołowi operacyjnemu, pilnuje wymaganych informacji i po zakończeniu przekazuje dane dalej.

CRM nadal obsługuje sprzedaż.

Program księgowy nadal wystawia dokumenty.

Nie wymieniamy działających narzędzi. Budujemy tylko to, czego między nimi brakuje.

Właśnie w takich sytuacjach rozwiązanie szyte na miarę może być rozsądniejsze niż kolejne kompromisy.

Własne nie zawsze znaczy lepsze

Tu łatwo wpaść w drugą skrajność.

„Skoro gotowe programy mają ograniczenia, zbudujmy wszystko sami”.

To również nie zawsze ma sens.

Jeżeli potrzebujesz wystawiać faktury, prowadzić księgowość albo zarządzać standardową listą zadań, najczęściej lepiej skorzystać z gotowego rozwiązania.

Budowanie własnej wersji funkcji, które rynek rozwiązał już setki razy, oznacza dodatkowy koszt, utrzymanie i odpowiedzialność za rozwój.

Własna aplikacja ma największy sens tam, gdzie Twój sposób pracy rzeczywiście jest niestandardowy albo gdzie połączenie kilku obecnych systemów daje firmie wyraźną korzyść.

Nie dlatego, że „dedykowane brzmi lepiej”.

Co więc wybrała nasza przykładowa firma?

Nie wymieniła wszystkiego.

Najpierw uporządkowała CRM i sposób przekazywania informacji po sprzedaży.

Część Excela zniknęła, bo dane mogły zostać w systemie, w którym już wcześniej pracowali handlowcy.

Do planowania standardowych zadań wykorzystano funkcje dostępne w obecnych narzędziach.

Dopiero dla tej części procesu, której nie dało się wygodnie obsłużyć — konfiguracji zamówienia i przekazania go do realizacji — pojawił się prosty dedykowany panel.

Zamiast decyzji:

Excel albo wielki nowy system albo własna aplikacja

powstało rozwiązanie:

zostawiamy to, co działa, poprawiamy to, co można poprawić i budujemy tylko brakujący element.

I bardzo często właśnie taki wariant okazuje się najlepszy.

Jak podjąć decyzję w swojej firmie?

Zanim zaczniesz porównywać dostawców, odpowiedz sobie na kilka pytań.

Czy problem wynika z ograniczeń programu, czy z tego, że nikt dobrze go nie skonfigurował?

Czy podobny proces występuje w wielu innych firmach i istnieją gotowe narzędzia, które go obsługują?

Czy jesteś gotowy dopasować swój sposób pracy do gotowego programu?

Czy największy problem znajduje się w jednym miejscu procesu, czy właściwie wszystko wymaga zmiany?

Czy nowy system nie spowoduje, że pracownicy będą wpisywali te same dane jeszcze w jednym miejscu?

I wreszcie: czy nietypowy sposób działania Twojej firmy rzeczywiście daje powód, żeby zbudować własne rozwiązanie?

Nie ma jednej prawidłowej odpowiedzi.

Czasem najlepszą decyzją będzie lepiej skonfigurowany Excel. Czasem CRM, który już masz. Czasem gotowy program za miesięczny abonament. A czasem niewielka aplikacja przygotowana dokładnie pod konkretny proces.

Najdroższym rozwiązaniem może okazać się nie to, które kosztuje najwięcej na początku, ale to, które przez kolejne lata zmusza ludzi do wykonywania tej samej ręcznej pracy.

W ProcessHub zaczynamy dlatego od procesu, a nie od technologii.

Sprawdzamy, jak firma pracuje dzisiaj, które narzędzia warto zostawić, co można lepiej skonfigurować i gdzie rzeczywiście brakuje rozwiązania.

Dopiero potem odpowiadamy na pytanie:

podkręcić to, co już masz, kupić gotowy program czy zbudować własną aplikację?