Automatyzacja sprzedaży B2B – CRM już masz. Dlaczego nadal wszystko trzeba robić ręcznie?

Na skrzynkę wpada formularz od potencjalnego klienta. Firma pasuje do profilu, warto szybko zareagować.

Tyle że formularz trafia na wspólnego maila. Ktoś musi go zauważyć, sprawdzić, do którego handlowca powinien trafić, a potem jeszcze wpisać dane do CRM.

O 10:15 lead jest już w systemie.

Handlowiec dzwoni. Klient mówi:

„Temat jest aktualny, ale wróćmy do rozmowy za dwa tygodnie”.

Rozmowa kończy się dobrze. Handlowiec zapisuje krótką notatkę, ale nie ustawia kolejnego zadania.

Mijają trzy tygodnie.

Na spotkaniu sprzedażowym manager pyta:

„Co się dzieje z tym leadem?”

Dopiero wtedy ktoś wraca do klienta, temat jest już nieaktualny…

Firma ma CRM. Ma formularz na stronie. Ma kilku handlowców i raporty. Problem nie polega na braku technologii. Problem polega na tym, że cały proces nadal trzeba ręcznie pilnować.

Sam CRM nie wystarczy

W wielu firmach B2B CRM działa przede wszystkim jako baza klientów i szans sprzedaży.

Handlowcy wpisują kontakty, zmieniają etapy, zapisują notatki. Manager może sprawdzić pipeline.

To już dużo.

Ale jeżeli nowy lead trzeba ręcznie przepisać z maila, ktoś musi pamiętać o follow-upie, a manager szuka w CRM szans bez kolejnego kroku, to system głównie przechowuje informacje.

Nie pomaga jeszcze wystarczająco mocno w prowadzeniu procesu.

Automatyzacja sprzedaży nie musi oznaczać wdrożenia skomplikowanego systemu ani oddania sprzedaży „AI”.

Często zaczyna się od prostszego pytania:

których rzeczy handlowcy nie powinni już pamiętać, przepisywać i sprawdzać ręcznie?

Zacznij od drogi jednego leada

Zanim zaczniesz budować integracje, weź kilka prawdziwych szans sprzedaży.

Najlepiej po jednej z różnych źródeł:

formularz na stronie,

mail przychodzący,

targi lub wydarzenie,

polecenie,

kontakt pozyskany samodzielnie przez handlowca.

Przejdź krok po kroku, co się z nimi działo.

Skąd pojawiły się dane?

Kto jako pierwszy zobaczył zapytanie?

Kto zdecydował, do którego handlowca powinno trafić?

Czy dane zostały ręcznie wpisane do CRM?

Czy po pierwszym kontakcie pojawił się kolejny krok?

Czy po wysłaniu oferty ktoś zaplanował follow-up?

W którym momencie sprzedaż zaczęła zależeć bardziej od pamięci człowieka niż od procesu?

Zwykle bardzo szybko pojawia się kilka miejsc do poprawy.

Nowy lead powinien od razu dostać właściciela i kolejny krok

Wróćmy do formularza z początku.

Zamiast wysyłać go tylko na wspólną skrzynkę, dane mogą od razu trafić do CRM.

System może zapisać źródło kontaktu i na podstawie ustalonych zasad przypisać go do odpowiedniej osoby.

Może też utworzyć pierwsze zadanie:

„Skontaktuj się z klientem”.

Jeżeli nikt nie wykona go w określonym czasie, informacja może trafić do managera albo pojawić się na liście spraw wymagających reakcji.

Nie chodzi o to, żeby system sprzedawał za handlowca.

Chodzi o to, żeby dobry lead nie zależał od tego, czy ktoś zauważył maila.

Każda otwarta sprzedaż powinna mieć kolejny krok

Handlowiec rozmawia z klientem.

Klient mówi:

„Wróćmy do tego za dwa tygodnie”.

W takim momencie najważniejszą informacją nie jest sama notatka z rozmowy.

Najważniejsze jest to, co ma wydarzyć się dalej i kiedy.

Jeżeli firma przyjmie prostą zasadę, że każda otwarta szansa sprzedaży powinna mieć zaplanowaną kolejną aktywność, CRM może pomagać jej pilnować.

Manager nie musi wtedy przeglądać całej bazy i szukać szans, o których ktoś zapomniał.

Może dostać listę wyjątków:

deale bez kolejnego zadania,

leady bez pierwszego kontaktu,

oferty bez reakcji od określonego czasu,

szanse, które miały zamknąć się w tym miesiącu, ale od dwóch tygodni nic się w nich nie wydarzyło.

Dobry system nie powinien produkować więcej pracy. Powinien wskazywać miejsca, w których potrzebna jest reakcja człowieka.

Nie wpisuj tych samych danych drugi i trzeci raz

Kolejny problem pojawia się często po wygraniu sprzedaży.

Dane klienta są już w CRM.

Mimo to ktoś kopiuje je do Excela, później do systemu realizacji, a na końcu jeszcze do programu księgowego.

Czasem jest to potrzebne, ale często wynika po prostu z braku połączenia między narzędziami.

Jeżeli nazwa firmy, NIP, kontakt, zakres usługi i ustalona wartość znajdują się już w jednym miejscu, warto sprawdzić, które z tych danych mogą zostać przekazane dalej automatycznie.

Nie trzeba od razu integrować całej firmy.

Można zacząć od jednego przepływu, np.:

CRM → kalkulator → oferta

albo:

wygrana sprzedaż → zadanie dla realizacji

Dopiero później dołączać kolejne elementy.

Manager nie potrzebuje kolejnego raportu

W wielu firmach manager sprzedaży ma dostęp do ogromnej liczby danych.

To nie znaczy jeszcze, że szybko widzi, gdzie jest problem.

W poniedziałek rano nie potrzebuje kolejnej tabeli ze wszystkimi szansami.

Bardziej interesuje go:

które nowe leady nie dostały reakcji,

gdzie brakuje kolejnego kroku,

które oferty stoją wyjątkowo długo,

które deale zbliżają się do planowanego terminu zamknięcia,

gdzie od dłuższego czasu nic się nie dzieje.

To różnica między raportem pokazującym wszystko a raportem pokazującym to, czym warto się dziś zająć.

Nie wszystko trzeba automatyzować

Automatyzacja dobrze działa tam, gdzie mamy jasną zasadę.

Jeżeli po wypełnieniu formularza lead ma trafić do odpowiedniej osoby - można to zautomatyzować.

Jeżeli po rozmowie każda otwarta szansa powinna mieć kolejne zadanie - system może tego pilnować.

Jeżeli dane firmy już są w CRM - nie trzeba wpisywać ich ponownie.

Ale nie każdą decyzję warto oddawać systemowi.

Czy firma naprawdę pasuje do klienta? Jak poprowadzić rozmowę? Czy warto zgodzić się na nietypowe warunki? Kiedy odpuścić szansę?

Tutaj nadal potrzebny jest człowiek.

Automatyzujemy powtarzalne czynności i pilnowanie ustalonych zasad. Nie całą sprzedaż.

Od czego zacząć?

Nie od pytania:

„Jakie integracje możemy zrobić?”

Weź 5–10 prawdziwych leadów i prześledź ich drogę.

Zaznacz miejsca, w których:

ktoś przepisuje dane,

trzeba pamiętać o kolejnym kroku,

lead czeka bez reakcji,

informacje znajdują się w kilku systemach,

manager musi ręcznie szukać problemów.

W ProcessHub zaczynamy właśnie od tego.

Najpierw sprawdzamy, jak naprawdę wygląda praca zespołu. Dopiero potem decydujemy, czy wystarczy lepiej skonfigurować CRM, połączyć używane narzędzia, czy dobudować brakujący element.

Masz CRM, ale sprzedaż nadal wymaga ręcznego pilnowania? Pokaż nam, jak dziś wygląda droga jednego leada. Od tego najlepiej zacząć.